Ordnerrücken in Word beschriften

Jetzt zum Jahreswechsel gehört es zu den Routinetätigkeiten die Ordner für das kommende Jahr zu kaufen und zu beschriften. Diese Tätigkeit schiebt man gerne auf die lange Bank, weil ja noch so viel zu tun ist. Mit der richtigen Vorbereitung sind Ordnerrücken in Word in ein paar Minuten beschriftet und Sie starten gut vorbereitet in das neue Jahr.

Ihr Nutzen, wenn Sie Ordnerrücken in Word beschriften

  • Beschriftung ist gut lesbar
  • Ordner werden schnell gefunden
  • Suchzeiten werden minimiert

So gehen Sie vor, um eine Vorlage in Word zu erstellen:

  1. Rufen Sie im Register Sendungen in der Gruppe Erstellen den Befehl Etiketten auf und klicken Sie in dem Dialogbild auf die Schaltfläche Optionen:

    Etikett für Ordnerrücken vorbereiten

  2. Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialog den Hersteller ① und die Etikettennummer‚ ② des von Ihnen gewählten Etiketts aus. Klicken Sie anschließend auf OK.

    Etikett für Ordnerrücken auswählen

  3. Sie gelangen zu dem vorherigen Dialog zurück. Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Neues Dokument. Word erstellt ein neues Dokument mit Ihren Vorgaben für das Etikett.
  4. In meinem Beispiel habe ich den Etikettentyp für breite Ordnerrücken gewählt. Auf den A4-Bogen passen vier Etiketten nebeneinander. Müssen mehr als 4 Ordnerbeschriftet werden, so kopiere ich mir die Tabelle entsprechend oft.Unbeschriftete Ordnerrücken in Word

Für die Lesbarkeit der Beschriftung auf den Ordnerrücken ist es hilfreich, die Schrift möglichst groß zu wählen. Je bequemer es für Sie ist,die Schrift zu lesen, desto schneller finden Sie den richtigen Ordner.

Tipp

Häufig werden pro Jahr immer die gleichen Ordner benötigt,z.B. Ausgangsrechnungen 2019, Eingangsrechnungen2019, etc. Speichern Sie die Datei mit den Texten ab, so müssen Sie im kommenden Jahr nur noch die Jahreszahl über die Funktion Suchen und Ersetzen aktualisieren und schon haben Sie die Ordnerrücken im Handumdrehen fertig.

Ordnerrücken in Word mit Bildern erstellen

Für den schnellen Zugriff auf die Ordner ist es hilfreich, wenn die Ordner immer in derselben Reihenfolge im Aktenschrank stehen und der richtige Ordner quasi im Blindflug genommen und auch wieder zurückgestellt wird. Bilder oder grafische Elemente auf den Ordnerrücken helfen, dieses Ziel zu erreichen.

  1. Erstellen Sie – wie oben beschrieben ein Dokument für die Ordnerrücken.
  2. Markieren Sie die gesamte Tabelle.
  3. Rufen Sie im Register Tabellentools in der Gruppe Ausrichtung, eine der Ausrichtungen aus, mit der der Text am unteren Tabellenrand geschrieben wird.
    Ausrichtung einer Tabelle in Word
  4. Fügen Sie anschließend ein Bild in die Tabelle ein. Achten Sie bei der Auswahl des Bildes auf das Urheberrecht. In unserem Beispiel fügen wir ein Online-Bild ein und haben bei der Filterung darauf geachtet, dass die Option Nur Creative Commons aktiviert war.
    Creative Commons
  5. Für das eingefügte Bild ändern wir die Layout-Optionen so, dass es hinter dem Text steht und vergrößern es so, dass es die gesamte Breite der Ordnerrückenabdeckt.
    Layout-Optionen eines Bildes in Word
  6. Als letztes fügen wir die Ordnerbeschriftungen am unteren Rand der Tabellenzellen ein. Das Ergebnis sieht so aus:
    Beschriftete Ordnerrücken in Word mit Bild

Haben Sie Ihre Ordnerrücken in Word auf diese Weise beschriftet, so haben Sie zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Sie schauen auf schöne Ordnerrücken und haben mit einem Griff den richtigen Ordner in der Hand. Sie stellen ihn automatisch auch wieder an die richtige Stelle zurück.

Benötigen Sie weitere Unterstützung, um mit Word professionell und effizient zu arbeiten? Sprechen Sie uns einfach an.


Christine Trzaska

Christine Trzaska

Autor

Mit meinem Team schöpfe ich die Leistungsfähigkeit moderner IT-Systeme für meine Kunden aus. Die Vereinfachung (IT-gestützter) Arbeitsabläufe unterstützen wir mit unserem Wissen.

4 Kommentare

  1. Hallo Fr. Trzaska,

    ich versuche heute schon den ganzen Tag mit Hilfe ihrer Anleitung Ordnerrücken zu gestalten. Leider gelingt es mir nicht d.h das Bild verzerrt immer, wenn ich es vergrößere.
    Was mache ich falsch ? Welche Optionen müssen im Layout angegeben werden ?
    Danke für ihr Hilfe
    Gruß Marko

    Antworten
    • Hallo Herr Seith,
      Sie müssen die Option wählen, dass das Seitenverhältnis der Bildes gesperrt wird, damit es bei Größenänderungen nicht verzerrt wird.

      Antworten
  2. Für mich ist diese Anleitung reine Zeitverschwendung.
    Ich versuche vergeblich einen neuen Ordner in der Breite von ca. 6 cm x 19 cm mit einem neuen Etikett zu versehen. Hier ist die Anleitung alles andere als eine Hilfe….

    Antworten
    • Hallo,
      in der Anleitung wird beschrieben, wie ein A4-Bogen mit Ordneretiketten beschriftet wird, um mehrere Ordner in einem Arbeitsgang zu beschriften. Die Beschriftung eines einzelnen Ordners wird nicht beschrieben.

      Antworten

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